Banyak UMKM mulai dari proses HR yang sederhana. Absensi dicatat manual, cuti disampaikan lewat chat, payroll dihitung di spreadsheet, dan slip gaji dikirim satu per satu.
Pada awal bisnis, cara seperti ini mungkin masih terasa cukup. Namun, ketika jumlah karyawan bertambah, shift mulai berbeda-beda, cabang mulai dibuka, atau payroll semakin kompleks, administrasi HR dapat menyita banyak waktu pemilik bisnis maupun admin.
Di sinilah HRIS untuk UMKM mulai dibutuhkan. Dengan sistem HR yang lebih rapi, bisnis kecil dan menengah dapat mengelola karyawan tanpa harus langsung memiliki tim HR besar.
Mengapa UMKM Sering Kesulitan Mengelola HR?
UMKM biasanya memiliki sumber daya yang lebih terbatas dibanding perusahaan besar. Satu orang bisa menangani banyak tugas sekaligus, mulai dari operasional, keuangan, administrasi, hingga urusan karyawan.
Akibatnya, proses HR sering berjalan seadanya. Bukan karena tidak penting, tetapi karena waktu dan tenaga tim sudah terbagi ke banyak kebutuhan bisnis.
Beberapa masalah yang umum terjadi antara lain:
- Absensi karyawan sulit dipantau secara konsisten.
- Cuti dan izin tercampur di chat pribadi.
- Perhitungan gaji masih manual.
- Lembur dan potongan sering terlambat direkap.
- Slip gaji dikirim satu per satu.
- Data karyawan tersebar di banyak file.
- Pemilik bisnis sulit melihat laporan HR secara cepat.
Jika dibiarkan, pekerjaan administratif ini dapat mengganggu fokus bisnis.
Apa Itu HRIS untuk UMKM?
HRIS atau Human Resource Information System adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola data dan proses HR secara digital.
Untuk UMKM, HRIS berfungsi sebagai alat praktis untuk menyusun administrasi karyawan dalam satu tempat. Sistem ini dapat membantu pengelolaan:
- Data karyawan.
- Absensi dan kehadiran.
- Cuti dan izin.
- Lembur.
- Payroll.
- Slip gaji.
- Laporan HR.
- Employee Self Service.
Hazkia sendiri merupakan aplikasi HRIS all-in-one yang membantu perusahaan mengelola absensi, cuti, penggajian, dan laporan karyawan secara otomatis dari mana saja.
Kenapa UMKM Tidak Sebaiknya Menunggu Terlalu Lama?
Banyak bisnis baru mulai mencari sistem HR setelah administrasi sudah terlalu berantakan. Padahal, semakin lama proses manual dibiarkan, semakin besar pekerjaan koreksi yang harus dilakukan.
UMKM sebaiknya mulai mempertimbangkan HRIS ketika:
- Jumlah karyawan sudah sulit dipantau manual.
- Karyawan bekerja dengan jadwal berbeda.
- Perhitungan gaji mulai banyak variabel.
- Absensi, cuti, dan lembur memengaruhi payroll.
- Admin sering menghabiskan waktu untuk rekap.
- Pemilik bisnis membutuhkan laporan yang lebih cepat.
Menggunakan HRIS sejak fase pertumbuhan dapat membantu perusahaan membangun kebiasaan administrasi yang lebih sehat.
Manfaat HRIS untuk UMKM
1. Administrasi Karyawan Lebih Rapi
Data personal, posisi, kontrak, dan riwayat kerja karyawan dapat disimpan dalam satu sistem. HR atau admin tidak perlu menyimpan terlalu banyak file terpisah.
Hazkia memiliki fitur manajemen karyawan terpusat untuk menyimpan data personal, kontrak, posisi, dan riwayat kerja dalam satu sistem.
2. Absensi Lebih Mudah Dipantau
Bagi UMKM dengan karyawan toko, lapangan, cabang, atau shift, absensi manual sering menyulitkan. Sistem absensi digital membantu perusahaan melihat kehadiran dengan lebih tertata.
Hazkia mendukung absensi melalui HP dengan deteksi wajah dan GPS, sehingga perusahaan dapat mengurangi risiko titip absen.
3. Payroll Tidak Lagi Terlalu Manual
Payroll biasanya menjadi pekerjaan yang paling memakan waktu karena melibatkan gaji pokok, lembur, potongan, pajak, dan komponen lain.
Dengan sistem HRIS, data yang dibutuhkan untuk payroll dapat dikelola lebih rapi. Hazkia mendukung penghitungan gaji, lembur, potongan, PPh 21, serta slip gaji otomatis.
4. Karyawan Bisa Mengakses Informasi Sendiri
Employee Self Service membantu mengurangi pertanyaan berulang ke admin. Karyawan dapat melihat histori absensi, cuti, dan slip gaji secara mandiri melalui sistem.
5. Pemilik Bisnis Lebih Mudah Melihat Laporan
UMKM membutuhkan keputusan cepat. Dengan dashboard dan laporan HR, pemilik bisnis dapat melihat data penting seperti absensi, gaji, turnover, dan performa SDM secara lebih ringkas.
Contoh Penggunaan HRIS dalam Operasional UMKM
Bisnis Retail
Retail biasanya memiliki banyak karyawan dengan jadwal shift. HRIS membantu memantau absensi, cuti, izin, dan jadwal kerja agar operasional toko tetap berjalan.
Bisnis F&B
Restoran, kafe, dan catering sering membutuhkan pengaturan shift, lembur, dan absensi yang rapi. HRIS membantu admin mengurangi rekap manual di akhir bulan.
Jasa dan Operasional Lapangan
Untuk bisnis yang memiliki tim lapangan, absensi digital berbasis HP dan lokasi dapat membantu perusahaan melihat kehadiran tanpa harus bergantung pada satu mesin absensi di kantor.
Startup dan Perusahaan Berkembang
Startup sering bergerak cepat, tetapi administrasi HR tetap perlu tertib. HRIS membantu menyusun data karyawan, payroll, dan laporan sejak awal.
Cara Memilih HRIS untuk UMKM
1. Pilih Sistem yang Mudah Digunakan
UMKM tidak selalu memiliki tim IT atau HR besar. Karena itu, sistem HRIS sebaiknya mudah dipahami oleh admin, atasan, dan karyawan.
2. Pastikan Fitur Dasar Lengkap
Fitur dasar yang sebaiknya tersedia antara lain absensi, cuti, izin, lembur, payroll, slip gaji, data karyawan, dan laporan.
3. Cek Apakah Bisa Diakses dari HP
Akses mobile penting untuk UMKM yang memiliki karyawan lapangan, toko, cabang, atau tim dengan mobilitas tinggi.
4. Perhatikan Kebutuhan Payroll
Payroll harus dapat mengakomodasi komponen gaji yang digunakan perusahaan, seperti lembur, potongan, dan pajak.
5. Pilih Sistem yang Bisa Mengikuti Pertumbuhan Bisnis
HRIS yang baik tidak hanya menyelesaikan masalah saat ini, tetapi juga dapat membantu saat jumlah karyawan dan cabang bertambah.
Kesalahan UMKM Saat Mengelola HR
Terlalu Lama Mengandalkan Chat
Chat berguna untuk komunikasi, tetapi tidak ideal sebagai tempat utama menyimpan data HR. Informasi mudah tenggelam dan sulit ditelusuri.
Payroll Baru Direkap di Akhir Bulan
Jika absensi, izin, dan lembur tidak dicatat secara rutin, payroll akhir bulan menjadi lebih berat dan rawan kesalahan.
Tidak Menyimpan Data Karyawan dengan Struktur yang Jelas
Data yang tersebar akan menyulitkan perusahaan ketika perlu membuat laporan, memperbarui kontrak, atau mengecek riwayat karyawan.
Menganggap HRIS Hanya untuk Perusahaan Besar
UMKM juga membutuhkan sistem HR yang rapi. Justru dengan tim kecil, penggunaan sistem dapat membantu menghemat banyak waktu administratif.
Kelola HR UMKM Lebih Praktis dengan Hazkia
Hazkia dirancang untuk HR profesional, pemilik bisnis, startup, bisnis kecil, dan perusahaan yang sedang berkembang. Fitur-fiturnya mencakup manajemen karyawan, absensi digital, cuti dan izin, lembur, payroll, slip gaji, ESS, serta dashboard laporan dalam satu sistem.
Dengan Hazkia, UMKM dapat mulai merapikan administrasi HR tanpa harus membangun sistem manual yang rumit.
Kesimpulan
HRIS untuk UMKM membantu bisnis mengelola karyawan dengan lebih praktis, mulai dari absensi, cuti, izin, lembur, payroll, slip gaji, hingga laporan. Sistem ini membantu pemilik bisnis dan admin mengurangi pekerjaan manual yang berulang.
Bagi UMKM yang sedang berkembang, menggunakan HRIS bukan hanya soal digitalisasi. Ini adalah langkah untuk membuat proses HR lebih tertib, akurat, dan siap mengikuti pertumbuhan bisnis.
Kelola karyawan UMKM lebih mudah dengan Hazkia, mulai dari absensi sampai payroll dalam satu aplikasi.
