BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan adalah dua kewajiban yang harus dipenuhi setiap perusahaan terhadap karyawannya. Meski sudah berjalan lama, banyak tim HR masih menghadapi kendala dalam menghitung iuran, memastikan kepatuhan, dan mengintegrasikannya dengan proses payroll bulanan.
Artikel ini membahas apa saja yang perlu dipahami HR terkait kedua program ini, serta cara mengelolanya agar tidak menjadi beban administratif yang berulang.
Apa Bedanya BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan?
BPJS Kesehatan menjamin akses layanan kesehatan bagi karyawan dan keluarganya. Iurannya dibagi antara perusahaan dan karyawan, dengan persentase yang diatur pemerintah.
BPJS Ketenagakerjaan mencakup beberapa program sekaligus, yaitu Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), dan Jaminan Pensiun (JP). Setiap program memiliki persentase iuran dan skema pembagian yang berbeda antara perusahaan dan karyawan.
Kewajiban Perusahaan terhadap BPJS
Setiap perusahaan wajib mendaftarkan karyawannya ke kedua program ini sejak karyawan mulai bekerja. Beberapa kewajiban yang perlu diperhatikan HR:
- Mendaftarkan karyawan baru tepat waktu, idealnya sejak hari pertama bekerja.
- Menghitung iuran sesuai dengan upah yang berlaku dan ketentuan terbaru.
- Menyetorkan iuran setiap bulan sebelum tanggal jatuh tempo.
- Memperbarui data karyawan apabila ada perubahan gaji, status, atau anggota keluarga.
Keterlambatan atau kesalahan dalam proses ini berisiko menimbulkan sanksi administratif maupun masalah saat karyawan mengajukan klaim.
Tantangan HR dalam Mengelola BPJS
Perhitungan Manual yang Rawan Salah
Setiap program BPJS memiliki basis perhitungan dan plafon yang berbeda. Jika dihitung secara manual untuk banyak karyawan, risiko kesalahan perhitungan iuran cukup tinggi.
Data Karyawan yang Tidak Sinkron
Perubahan gaji, status pernikahan, atau penambahan anggota keluarga perlu segera diperbarui di sistem BPJS. Tanpa pencatatan yang rapi, perubahan ini sering terlewat.
Rekonsiliasi dengan Payroll
Iuran BPJS memengaruhi komponen gaji bersih karyawan. Jika data BPJS tidak terhubung dengan sistem payroll, HR perlu menghitung ulang secara manual setiap periode, yang memperbesar risiko selisih.
Cara Mengelola BPJS Secara Lebih Efisien
Beberapa langkah yang dapat membantu HR menjaga kepatuhan BPJS sekaligus mengurangi pekerjaan administratif:
- Sentralisasi data karyawan, sehingga perubahan status atau gaji dapat langsung tercermin di perhitungan iuran.
- Otomatisasi perhitungan iuran, mengikuti persentase dan plafon yang berlaku untuk setiap program.
- Integrasi dengan payroll, agar potongan dan kontribusi BPJS otomatis terhitung dalam slip gaji tanpa input ulang.
- Pencatatan riwayat pembayaran, untuk memudahkan audit maupun saat karyawan membutuhkan informasi klaim.
Kelola BPJS Lebih Mudah dengan Hazkia
Hazkia menyediakan fitur BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang terintegrasi langsung dengan sistem payroll. Perhitungan iuran, potongan, dan kontribusi perusahaan dapat dilakukan secara otomatis berdasarkan data karyawan yang sudah tersimpan di sistem, sehingga HR tidak perlu menghitung ulang secara manual setiap bulan.
Kesimpulan
Pengelolaan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan bukan hanya soal kepatuhan, tetapi juga berkaitan langsung dengan akurasi payroll dan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Dengan sistem yang terintegrasi, HR dapat memastikan iuran terhitung dengan benar tanpa harus mengelola data secara manual setiap periode.
Kelola BPJS dan payroll karyawan dalam satu sistem bersama Hazkia.
